- Unterstützung der Projektteams in allen Phasen von Bauleitplanungs-, Umweltplanungs- und Genehmigungsverfahren
- Organisation und Koordination von Verfahrensschritten sowie Nachverfolgung von Terminen und Fristen
- Erstellung, Zusammenstellung und Versand von Unterlagen für Behörden-, Träger- und Öffentlichkeitsbeteiligungen
- Vorbereitung und Unterstützung bei Offenlagen, Beteiligungsverfahren und Genehmigungsanträgen
- Pflege und Verwaltung von Projektakten, Dokumentationen und digitalen Ablagesystemen
- Erstellung und Aktualisierung von Projektübersichten, Statusberichten und Terminplänen
- Einholung, Vergleich und Nachverfolgung von Angeboten externer Planungsbüros, Gutachter und Dienstleister
- Unterstützung bei Ausschreibungen, Vergaben und Vertragsunterlagen
Termin- und Organisationsmanagement
- Koordination von internen und externen Projektterminen
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Abstimmungsterminen
- Erstellung von Besprechungsunterlagen und Protokollen
- Unterstützung der Teamleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Überwachung von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
Veranstaltungs- und Beteiligungsmanagement
- Organisation und Durchführung von Bürgerinformationsveranstaltungen, Dialogformaten und Beteiligungsverfahren
- Koordination von Veranstaltungsorten, Einladungen, Teilnehmermanagement und technischer Ausstattung
- Erstellung und Aufbereitung von Informations- und Veranstaltungsunterlagen
- Dokumentation und Nachbereitung von Veranstaltungen
Präsentationen und Kommunikation
- Erstellung und professionelle Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen
- Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation
- Korrespondenz mit Behörden, Kommunen, Fachplanern, Gutachtern, Projektpartnern und weiteren Stakeholdern
- Unterstützung bei der Erstellung von Informations- und Kommunikationsmaterialien
Rechnungs- und Verwaltungsmanagement
- Organisation, Steuerung und Kontrolle des Rechnungsflows im Fachbereich
- Prüfung, Erfassung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen
- Abstimmung mit internen Fachabteilungen sowie externen Dienstleistern
- Unterstützung bei Budgetübersichten, Kostenkontrollen und Mittelverfolgung
- Pflege von Übersichten zu Beauftragungen, Leistungen und Kostenständen
Allgemeine Assistenz- und Koordinationsaufgaben
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse
- Pflege von Datenbanken, Verzeichnissen und Projektlisten
- Übernahme bereichsübergreifender organisatorischer Aufgaben
- Unterstützung bei Sonderprojekten und strategischen Themen des Fachbereichs